Chatbot Mali Zmaj olakšava i ubrzava dobivanje potrebnih informacija korisnicima, volonterima i donatorima.

PROBLEM: dodatno opterećenje djelatnika udruge Mali zmaj, teža dostupnost informacija korisnicima s već postojeće Internet stranice

Problem stvaraju česti upiti o osnovnim informacija od strane korisnika, volontera i donatora upućeni djelatnicima udruge Mali zmaj, o tome kako, gdje i što mogu
ponuditi drugima. Djelatnici su dodatno opterećeni odgovaranjem na upite na koje se odgovor može pronaći na postojećoj internetskoj stranici. Time se
povećava količina mailova i telefonskih poziva koji zatrpavaju djelatnike pa oni tada ne stignu kvalitetno odgovoriti korisnicima kojima je pomoć stvarno
potrebna. Komunikacija između udruge i korisnika je otežana te iziskuje veliku količinu vremena od strane djelatnika, koja bi se mogla utrošiti na osobno
pomaganje potrebitima, odnosno olakšati im život.

SKUPINE LJUDI: djelatnike, korisnike, potencijalne donatore i volontere

Problem utječe najviše na same djelatnike udruge. Udruga broji 8 djelatnika koji obavljaju različite poslove uz pomoć gotovo 200 stalnih volontera koji pokrivaju sve aspekte rada udruge. Velika količina upita o osnovnim informacijama usporava rad same udruge. Problem utječe i na korisnike udruge kojima tako pružena pomoć nije na maksimalnoj razini.

Volonteri i donatori na dostupnoj Internet stranici ne pronalaze potrebne informacije, jer možda nemaju vremena tražiti ili nisu dobro informatički opismenjeni. Oni traže odgovor brzo, a djelatnici Udruge nemaju toliko vremena za odgovaranje. Postojeća situacija rada je kontradiktorna.

ODGOVORNI: korisnici, volonteri i donatori koji se ne snalaze u mnoštvu dostupnih informacija

Za ovaj problem odgovorne su osobe koje traže informacije na koja se odgovori mogu naći na internetskoj stranici udruge. Problem povećavaju različita znanja i vještine informatičke pismenosti svih navedenih aktera i tempo života u kojem tražimo brzo, lako i jednostavno informaciju koja nam je potrebna.

VELIČINA PROBLEMA: sprječava efikasnost rada udruge

Problem je velik te jako utječe na kvalitetu rada djelatnika, onemogućava maksimalnu moguću pomoć koju udruga može pružiti potrebitima te otežava korisnicima primitak potrebnih informacija.

NA PUTU STOJI: nepostojeći kanali komunikacije

Jedini komunikacijski kanali trenutno su telefonski pozivi i elektronska pošta. Obzirom na veliki primitak telefonskih upita i zatrpavanje e-mailovima dolazi do usporavanja kvalitetnog rada udruge. Udruga je neprofitabilna i na putu im stoji nedostatak sredstava kojima bi unaprijedili postojeće komunikacijske kanale. Također tu je i nedostatak opreme i ljudstva za kvalitetniju komunikaciju između zaposlenika i korisnika udruge.

Ovaj problem vidimo kao jedan od onih koji se pojavljuje u razvoju i napretku neke tvrtke, u našem slučaju udruge Mali Zmaj. Da bi udruga mogla provoditi svoje postavljene ciljeve, odnosno pomagati potrebitim građanima, potrebna je dobra, brza i jednostavna komunikacija između svih aktera. Za postizanje zadovoljstva kod svih, ovise jedan o drugome.

Njegovim rješavanjem, olakšavanjem pristupa informacijama, djelatnici udruge će biti efikasniji, donatori zadovoljniji, a korisnici imati lagodniji život kakav zaslužuju.  

Chatbot odgovara na općenita i česta pitanja te dijeli osnovne informacije donatorima, volonterima i korisnicima.

Njegovom uporabom smanjit će se količina poziva, mailova i poruka koju primaju djelatnici udruge, donatori i volonteri će dobiti brže potrebne informacije, a korisnici vrijeme djelatnika udruge.

Chatbot Mali Zmaj će neposredno utjecati na kvalitetu komunikacije između djelatnika i korisnika udruge.